Datenschutzerklärung Auftragsportal Campus Services

1. Verantwortliche Stelle

Verantwortlich für die Bearbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit dem Auftragsportal Campus Services ist:

Kontakt für Datenschutz-Anliegen: iso@services.ethz.ch

Für die Bearbeitung personenbezogener Daten gilt ergänzend die allgemeine Datenschutzerklärung der ETH Zürich (wird in neuem Tab geöffnet).

2. Zweck des Auftragsportals Campus Services

Das Auftragsportal Campus Services dient als zentrale Benutzeroberfläche für die Erfassung, Anzeige und Verwaltung von Aufträgen und Anfragen im Zusammenhang mit Dienstleistungen der Abteilung Campus Services.

Zur Bereitstellung der angebotenen Funktionen können personenbezogene Daten bearbeitet werden, soweit dies für die Nutzung des Auftragsportals, die Verarbeitung von Aufträgen, die Kommunikation mit Nutzenden oder die Erbringung von Dienstleistungen erforderlich ist.

3. Systeme

Für den Betrieb des Auftragsportals Campus Services werden Systeme auf Basis der Microsoft Power Platform und Microsoft Dynamics 365 (Backend-Systeme) sowie externe Fachapplikationen eingesetzt. In diesen Backend-Systemen und Fachapplikationen werden personenbezogene Daten gespeichert und bearbeitet. Das Auftragsportal Campus Services dient primär der Erfassung, Anzeige und Verwaltung dieser Daten und stellt die Benutzeroberfläche für die Nutzung der angebotenen Dienstleistungen bereit – ohne eigene dauerhafte Datenhaltung.

4. Anmeldung und Nutzung

Die Nutzung des Auftragsportals Campus Services setzt eine Authentifizierung voraus. Für Angehörige der ETH Zürich erfolgt die Anmeldung über die von der ETH Zürich bereitgestellten Authentifizierungsdienste, dazu werden Kontakt- und Personendaten aus EntraID (cloudbasierter Identitäts- und Zugriffsmanagement-Dienst von Microsoft) genutzt. Diese Daten werden unverändert aus den jeweiligen Quellsystemen übernommen. Externe Nutzerinnen und Nutzer können nach der Registrierung über ein eigenes Benutzerkonto auf das Auftragsportal Campus Services zugreifen.

Im Rahmen der Authentifizierung werden folgende personenbezogene Daten bearbeitet:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Organisation
• Adresse und Telefonnummer

5. Grundlegende Bearbeitung personenbezogener Daten

Im Rahmen der Nutzung des Auftragsportals Campus Services können folgende personenbezogene Daten bearbeitet werden:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse
• Organisation
• Adresse und Telefonnummer
• Kostenstellen- oder Verrechnungsinformationen
• Angaben zu Veranstaltungen und Dienstleistungen, z.B. Name der Organisatoren oder Kontakte vor Ort
• Kommunikations- und Korrespondenzdaten
• Durch Nutzende hochgeladene Dokumente, welche für die Beantragung, Planung, Durchführung oder Abrechnung von Dienstleistungen erforderlich sind.

Die bearbeiteten Daten sowie hochgeladenen Dateien richten sich nach der jeweils genutzten Dienstleistung und werden nur im Umfang verarbeitet, der für die Erbringung der entsprechenden Leistungen erforderlich ist.

6. Fachapplikationen

Das Auftragsportal Campus Services kann Informationen aus Fachapplikationen anzeigen oder Nutzende zu entsprechenden Fachapplikationen weiterleiten.

‘anny’ (cloudbasierte Fachapplikation für Dienstleistung Campus Channels)

Für die Dienstleistung Campus Channels wird das ETH-externe cloudbasierte Buchungssystem ‘anny’ eingesetzt. Nutzende können aus dem Auftragsportal Campus Services direkt zu ‘anny’ wechseln. Zwischen dem Auftragsportal Campus Services und ‘anny’ werden die für die Nutzung der Dienstleistung erforderlichen personenbezogenen Daten synchronisiert. Dies umfasst:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse

Die Synchronisation erfolgt automatisiert. Die Daten werden sowohl in der Fachapplikation ‘anny’ als auch in den Backend-Systemen des Auftragsportals Campus Services gespeichert. Für die Bearbeitung personenbezogener Daten innerhalb von ‘anny’ gelten ergänzend die entsprechenden ETH-externen Nutzungsbedingungen (wird in neuem Tab geöffnet) und Datenschutzbestimmungen (wird in neuem Tab geöffnet).

‘Teamhero’ (cloudbasierte Fachapplikation für Dienstleistung Student Helpers)

Für die Dienstleistung Student Helpers wird die ETH-externe cloudbasierte Fachapplikation ‘Teamhero’ eingesetzt. Nutzende können aus dem Auftragsportal Campus Services direkt zu ‘Teamhero’ wechseln. Zwischen den Backend-Systemen des Auftragsportals Campus Services und ‘Teamhero’ werden die für die Nutzung der Dienstleistung erforderlichen personenbezogenen Daten synchronisiert. Dies umfasst insbesondere:

• Vorname und Nachname
• E-Mail-Adresse

Die Synchronisation erfolgt automatisiert. Die Daten werden sowohl in der Fachapplikation ‘Teamhero’ als auch in den Backend-Systemen des Auftragsportals Campus Services gespeichert. Für die Bearbeitung personenbezogener Daten innerhalb von ‘Teamhero’ gelten ergänzend die entsprechenden ETH-externen Nutzungsbedingungen (wird in neuem Tab geöffnet) und Datenschutzbestimmungen (wird in neuem Tab geöffnet).

Datenaustausch zwischen dem Auftragsportal Campus Services und den Fachapplikationen

Zwischen dem Auftragsportal Campus Services und den Fachapplikationen ‘anny’ und ‘Teamhero’ können folgende Daten ausgetauscht und angezeigt werden:

• Auftragsnummern
• Buchungsinformationen
• Statusinformationen
• Termin- und Zeitangaben
• gebuchte Dienstleistungen
• Angaben zu Kundinnen und Kunden
• Kontaktpersonen
• Rechnungs- und Verrechnungsinformationen
• auftragsbezogene Dokumente und Anhänge

Die Bearbeitung der Daten erfolgt ausschliesslich zur Bereitstellung der jeweiligen Dienstleistung sowie zur Bearbeitung und Verwaltung von Aufträgen.

7. FAQ

Für die Bereitstellung der FAQ-Funktion (Frage/Antworten-Bereich im Auftragsportal Campus Services unter ‘Hilfe’) wird eine Software der OMQ GmbH (wird in neuem Tab geöffnet), Berlin (D) eingesetzt. Die eingesetzte Software und die damit verbundenen Datenbearbeitungen unterliegen den Anforderungen der DSGVO. Es werden keine personenbezogenen Daten erhoben.

8. Live-Chat

Für die Bereitstellung des Live-Chats für den Support wird die cloudbasierte Chat-Lösung Userlike (wird in neuem Tab geöffnet) eingesetzt. Bei der Nutzung des Live-Chats werden folgende Daten gespeichert:

• gewählter Name
• E-Mail-Adresse
• Chatverlauf

Die Daten werden ausschliesslich zur Bearbeitung der Anfrage und zur Unterstützung der Nutzenden verwendet. Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt nicht. Für die Bearbeitung personenbezogener Daten durch Userlike gelten ergänzend die entsprechenden ETH-externen Nutzungsbedingungen (wird in neuem Tab geöffnet) und Datenschutzbestimmungen (wird in neuem Tab geöffnet).

9. Cookies und Tracking

Das Auftragsportal Campus Services verwendet ausschliesslich technisch notwendige und funktionale Cookies, die für den Betrieb des Portals sowie die Bereitstellung einzelner Funktionen erforderlich sind. Es werden keine Cookies zu Werbe-, Marketing- oder Analysezwecken eingesetzt. Im Einzelnen werden folgende Cookies verwendet:

• Session-Cookie für die Anmeldung: Dient der Authentifizierung von Nutzerinnen und Nutzern während einer aktiven Sitzung und ermöglicht die sichere Nutzung des Portals.
• Sprach-Cookie: Speichert die gewählte Spracheinstellung, damit diese bei weiteren Seitenaufrufen beibehalten wird.
• Einstellungs-Cookie für die Auftragsübersicht: Speichert Filter-, Sortier- und Sucheinstellungen innerhalb der Auftragsübersicht, damit diese bei der Navigation im Portal erhalten bleiben.
• Live-Chat-Cookie: Das eingesetzte Live-Chat-Widget verwendet Cookies, um die Chat-Sitzung technisch bereitzustellen und eine laufende Unterhaltung während der Nutzung des Chats aufrechtzuerhalten.

Die eingesetzten Cookies enthalten keine Informationen zu Analyse-, Tracking- oder Marketingzwecken. Es erfolgt keine Auswertung des Nutzungsverhaltens der Besucherinnen und Besucher. Analyse- oder Tracking-Dienste, Webanalyse-Werkzeuge sowie vergleichbare Telemetrie- oder Marketinglösungen werden im Auftragsportal Campus Services nicht eingesetzt.

10. Empfänger von Daten

Auf personenbezogene Daten erhalten ausschliesslich diejenigen Mitarbeitenden der ETH Zürich Zugriff, die diese Daten zur Erfüllung ihrer Aufgaben benötigen. Soweit für einzelne Funktionen externe Dienstleister eingesetzt werden, erfolgt ein Zugriff auf Daten nur im erforderlichen Umfang und im Rahmen der geltenden datenschutzrechtlichen Vorgaben.

11. Aufbewahrung

Personenbezogene Daten, die im Auftragsportal Campus Services sowie den angebundenen Fachapplikationen bearbeitet werden, werden nur so lange aufbewahrt, wie dies für die Erfüllung der jeweiligen Zwecke, zur Erbringung der beauftragten Dienstleistungen, zur Einhaltung gesetzlicher Pflichten oder gemäss den Aufbewahrungs- und Archivierungsvorgaben der ETH Zürich erforderlich ist, höchstens jedoch zehn Jahre. Nach Wegfall des Bearbeitungszwecks beziehungsweise nach Ablauf der maximalen Aufbewahrungsdauer werden die Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine gesetzlichen oder organisatorischen Gründe eine weitere Aufbewahrung erfordern.

Abweichend davon werden Bewerbungsdaten von «Student Helpers», die in der Fachapplikation ‘Teamhero’ bearbeitet und gespeichert werden, automatisiert nach 300 Tagen gelöscht.

12. Auskunft und Kontakt

Fragen zur Bearbeitung personenbezogener Daten sowie Datenauskunftsbegehren im Zusammenhang mit dem Auftragsportal Campus Services können an die zuständige Stelle von Campus Services gerichtet werden: iso@services.ethz.ch